CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Réunions, groupes et manifestations ponctuelles.

ARTICLE 1 : APPLICATION des Conditions Générales de Vente (CGV).
Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent aux prestations liées à la vente de prestations d’hébergement, de restauration, de stage, de séminaires, réunions, congrès, et fournies par le Centre Technique Bretagne Henri Guérin. Ces Conditions Générales de Vente sont adressées au Client en même temps que la fiche de réservation. Toute réservation implique donc de la part du Client l’adhésion entière et sans réserves aux présentes conditions, à l’exclusion de tout autre document tel que prospectus, documents commerciaux, etc. Les présentes conditions générales de vente ainsi que le contrat associé forment un ensemble indissociable.

ARTICLE 2 : CONFIRMATION DE RESERVATION
Le Client doit confirmer sa réservation avant la date d’option et retourner aux établissements, un exemplaire de la fiche de réservation et des conditions générales de ventes dûment datées et signées par le Client. Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement de l’acompte visé à l’article 9 qui constitue une condition substantielle et déterminante de la réservation. A défaut de versement de l’acompte, le ou les établissements ne confirment pas la réservation et ne garantissent pas la disponibilité des espaces/chambres réservés.

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA RESERVATION

1/ Chambres

Le Client doit adresser par écrit (télécopie, courriel ou courrier), la « rooming list » (liste nominative des participants et de l’attribution des chambres), au plus tard 8 jours avant la date d’arrivée prévue. Les chambres réservées sont mises à disposition des bénéficiaires à partir de 15H00 le jour d’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à 9H00 le jour du départ, tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché.

2/ Couverts
Le Client doit préciser par écrit à chacun des établissements concernés le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas 8 jours ouvrables avant la date de début de la manifestation (samedi et dimanche non inclus). La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes conditions. Le Client doit confirmer son choix de restauration (menu, buffet, cocktail, …) et de régime spécifique au plus tard 8 jours ouvrables avant la date de la manifestation. Au delà le CTB se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue par le Client. Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix et que celle-ci ne pourra être emportée par le Client.

3/ No-shows
Les « no-shows » (prestations commandées non annulées) seront facturés au Client sur la base de la totalité du séjour.

4/ Mise à disposition d’espaces
Le Client devra informer le CTB avant la date de l’événement, de modifications sensibles du nombre de participants à la manifestation. En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement.

5/ Modification du nombre de participants
La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes, qu’il s’agisse notamment d’hébergement, de restauration ou d’espaces loués. Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des espaces ne sera confirmée qu’après réception du complément d’acompte correspondant au différentiel de réservation.

ARTICLE 4 : MODIFICATION DES PRESTATIONS

Toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée par écrit à l’établissement concerné. Faute d’acceptation écrite de l’établissement dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté par le Client.

ARTICLE 5 : ANNULATION

La facturation étant faite sur la base des prestations commandées pour la totalité du séjour, le Client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions d’annulation ci-après. Les annulations, de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit :

1/ Annulation totale
Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale et donne lieu à l’application
des conditions d’annulation. Est également une annulation, le défaut de paiement des acomptes contractuels (autres que le 1er acompte). En cas de non-respect des échéances de paiement, le CTB aura la faculté d’exiger du Client le paiement immédiat du solde de la manifestation, le règlement du Client devant parvenir au CTB dans les 8 jours courant à compter de la date de la demande écrite du Centre. A défaut de règlement dans ce délai, la manifestation sera considérée comme annulée du fait du Client. En cas d’annulation totale, le CTB conservera à titre de pénalité ou facturera le Client comme indiqué ci après :
– entre 62 jours et 20 jours avant la date de la manifestation : 30% du montant TTC des prestations réservées,
– moins de 20 jours avant la date de la manifestation : 85% du montant TTC des prestations réservées.
– moins de 7 jours avant la date de la manifestation : 100% du montant TTC des prestations réservées.

2/ Annulation partielle
Une annulation partielle correspond à une réduction du montant du devis quelle qu’en soit l’origine :
diminution de la durée de la manifestation, du nombre de personnes et/ou des prestations commandées. La règle du prorata sera appliquée sur la base des modalités de dédommagement prévues aux conditions d’annulation totale.

3/ Révision des conditions
Les conditions d’annulation ci-dessus pourront être modulées en fonction des impératifs d’exploitation de l’établissement et du caractère exceptionnel ou complexe de la manifestation. Toute demande d’annulation totale ou partielle doit être signifiée par écrit.

ARTICLE 6 : DELOGEMENT
En cas de non-disponibilité de l’établissement, ou en cas de force majeure, celui-ci se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un hôtel de proximité et de catégorie équivalente pour des prestations de même nature, les frais inhérents au transfert restant à la charge de l’établissement, qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité complémentaire.

ARTICLE 7: PRIX
Les tarifs sont exprimés dans la monnaie du pays où doit se dérouler la prestation. Les tarifs figurant sur le devis sont donnés pour une période courant jusqu’à une date d’option. Les tarifs confirmés sur le devis sont fermes pendant 1 mois à compter de la date d’envoi du devis au Client. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques. Les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la réalisation de la prestation. Les tarifs peuvent être majorés de la taxe de séjour dans certaines villes. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.

ARTICLE 8 : HEURES SUPPLEMENTAIRES POUR OUVERTURE TARDIVE
La période de location des espaces est de 7h30 à 20h30. Au-delà de ces périodes, des frais de location supplémentaires seront appliqués sur la base des tarifs en vigueur. Le Client sera facturé des frais de personnel apportés au titre des heures supplémentaires, au-delà de 13 heures pour un déjeuner et au-delà de 20H30 pour un dîner/cocktail, sur la base des tarifs en vigueur, sauf disposition contraire prévue au devis.

ARTICLE 9 : MODALITES DE REGLEMENT

1/ Acomptes
Un acompte d’un montant de 30% (sauf dispositions différentes prévues au devis) calculé sur le total TTC de la manifestation doit être versé au moment de la confirmation de la réservation. Cet acompte peut être porté à 100% en fonction des impératifs de l’exploitation, des spécificités de la manifestation ou de circonstances exceptionnelles telles qu’événements internationaux, foires, expositions, etc. Le versement d’un acompte donne lieu à émission par le Centre d’une facture d’acompte. Elle sera délivrée après encaissement de celui-ci par l’établissement.

2/ Délai de paiement
Le montant de ce ou ces acomptes est déduit de la facture finale solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnités d’annulation. Sauf mention contraire prévue au devis, les factures du solde sont établies par chaque établissement, et sont payables au plus tard dans les 3 jours suivants la date de la facture. Tout délai de paiement est subordonné au respect des modalités et limites de crédit définies par les établissements. Le Client devra alors fournir une garantie financière (dépôt gages-espèces, garantie à première demande, caution solidaire). Un règlement anticipé ne pourra bénéficier d’escompte.

4/ Moyens de paiement
Seuls les virements bancaires ou à défaut les chèques bancaires émis sur un établissement bancaire établi dans le pays où se déroule la manifestation, ou les espèces (dans la limite légale) sont acceptés pour le règlement des factures et acomptes. Les frais bancaires liés aux règlements des factures sont à la charge du Client. 

5/Modification des modalités de facturation/ règlement.
Les dispositions particulières prévues au devis dérogeant aux modalités de facturation/règlement énoncées à l’article 9, ainsi que toute demande de modification ultérieure de ces modalités devront être soumises à acceptation formelle du CTB et entraineront un supplément de facturation pour frais de gestion du dossier. Ces frais s’élèvent à 3% du montant total TTC de la manifestation avec un minimum de perception de 20 € HT. En outre, toute dégradation de la situation financière du Client intervenant avant la date de début de la manifestation pourra donner lieu à révision des modalités de règlement, conformément à la politique de crédit du Centre.

7/Défaut de règlement
A défaut de paiement à l’échéance contractuelle, des pénalités de retard seront dues dès le lendemain de la date d’échéance de la facture au taux de 15% l’an, appliquées au montant total TTC de la facture. Par ailleurs, une pénalité forfaitaire égale à 15% des sommes dues sera exigible en cas de recouvrement contentieux. Il est ici rappelé que tout règlement intervenant au-delà de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture est légalement considéré comme pratique abusive et pénalement réprimée. En outre, tout défaut de paiement à l’échéance contractuelle rendra exigible immédiatement la totalité des créances restant dues par le Client au titre de factures émises pour tous le Centre Technique Bretagne, et entraînera la modification des modalités de règlement, à savoir le Client devra prépayer toute nouvelle demande de réservation et ce jusqu’au paiement total des créances dues à tous les hôtels.

ARTICLE 10 : ASSURANCE – DETERIORATION – CASSE – VOL
Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants. Le Client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages – responsabilité civile) qu’il jugera nécessaire. Le Client est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas de présence de gros matériels ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité de l’établissement ne pourra être engagée en cas de détérioration ou de vol desdits bien. Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux. En aucun cas l’établissement ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie ou le vol, susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le Client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation. De même, tout colis, paquet … livré au Centre avant et pendant la manifestation pourra être réceptionné par le CTB mais en aucun cas ce dernier ne pourra être responsable de tout incident, toute détérioration, nombre de colis
incorrect, colis abîmé, tout problème de livraison. Le Client s’engage en cas de problème à s’adresser directement
auprès du fournisseur ou du transporteur.

ARTICLE 11 : RECOMMANDATIONS
Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire. Le Client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson, ni aucune denrée alimentaire. Le Client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements de l’établissement (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux à usage collectif). Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’établissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent.

ARTICLE 12 : RECLAMATIONS ET LITIGES
En cas de contestation, réclamation ou désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit à l’établissement concerné, le motif et le montant de la contestation, dans un délai de 8 jours à compter de la date de facture. Toutes contestations et réclamations ne pourront être prises en compte que si elles sont formulées par écrit et adressées à l’établissement dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la manifestation. La loi applicable est la loi française. En cas de litige, et faute d’accord amiable, les tribunaux compétents seront ceux du lieu du siège social de la société exploitant l’établissement concerné.